La Universidad del Quindío, mediante la Resolución No.1809 del 18 de mayo de 2016, “POR MEDIO DEL CUAL SE ACTUALIZA EL PROTOCOLO DE ATENCIÓN AL CIUDADANO DE LA UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO“, cuya intención es un nuevo enfoque de las relaciones entre los servidores públicos de la Universidad y la ciudadanía, además que los parámetros de servicio se hagan cada vez más incluyentes, informados, eficaces, igualitarios y satisfactorios de las relaciones entre todos las personas que intervienen al interior y exterior de la institución
Así mismo, la Resolución de Rectoría No. 7083 del 18 de marzo del 2020, por medio de la cual se dictan disposiciones en cuanto a horarios y canales de atención a los usuarios internos y externos de la Universidad del Quindío, resolución que modificó el horario y la atención al público, en el marco de la emergencia social económica y ecológica decretada por el Gobierno Nacional.
Es por esto que, la oficina de Control Interno y el Área de Gestión Humana recuerdan a la comunidad universitaria la necesidad de prestar un servicio al ciudadano (estudiantes, padres de familia, docentes, entre funcionarios al interior de la Institución, y en general a cualquier ciudadano interesado en los asuntos de la Universidad), que contemple como mínimo los siguientes atributos:
- Respetuoso
- Trato Digno
- Confiable
- Empático
- Incluyente
- Oportuno
- Efectivo
De igual forma y ante la actual contingencia y el cambio obligado a canales virtuales en la atención, hacemos las siguientes recomendaciones para cumplir con los atributos del servicio al ciudadano en tiempos de emergencia:
- Conocer las nuevas necesidades de los ciudadanos en cuanto al servicio que se brinda.
- Verificar si los canales existentes son suficientes, incluyentes y garantizan que los ciudadanos, a nivel externo e interno, puedan comunicarse y hacer sus respectivas solicitudes.
- Revisar de forma frecuente los canales electrónicos durante el trabajo en casa y en los turnos en la oficina, tales como: correo electrónico, plataforma de PQRSDF, Intraweb, líneas telefónicas, entre otros, que se establezcan al interior de su dependencia para garantizar un servicio adecuado.
- Verificar de forma frecuente que la información publicada en la página web, correspondiente a su dependencia se encuentre debidamente actualizada.
- Garantizar que los tiempos de respuesta a los ciudadanos, a nivel externo e interno, sean los adecuados en el cumplimiento de sus funciones y de acuerdo con los plazos máximos establecidos por la Ley para la atención a los PQRSDF.
- Evaluar constantemente la satisfacción de los usuarios con el servicio recibido, comprobando atributos tales como: la eficacia y calidad de la respuesta, oportunidad, dignidad en el trato dado e imparcialidad.
Finalmente, hacemos la invitación a crear las condiciones que garanticen la atención oportuna y la prestación de los servicios, convirtiendo la situación actual en una oportunidad de mejora que fortalezca los lazos de confianza entre la Universidad y la ciudadanía.
